האתגר
ארגון שמנהל עשרות מרחבים ב-Google Chat — קבוצות תוכן, צוותים ומרחבי עדכונים. שליחת הודעה לכמה מרחבים, ניהול חברים והרשאות, ומעקב אחרי מי נמצא איפה — הכל נעשה ידנית, מרחב אחרי מרחב.
הפתרון
אפליקציית ווב על Google Apps Script, שרצה בתוך הארגון בלי שרת נוסף:
- שידור למרחבים: הודעה אחת לכמה מרחבים, עם תבניות, משתנים, קבצים מהדרייב, חלונות זמן והגנה משליחה כפולה.
- תגיות למרחבים: שולחים ל"כל מרחבי הספורט" במקום לסמן עשרים מרחבים ביד.
- ניהול מרחבים ואנשים: יצירה, עריכה, ארכוב וסריקת חברים, עם ספריית אנשים מרוכזת.
- קבוצות אזכור: ב-Chat אין תיוג לקבוצה, אז המערכת מתייגת בשבילכם את כל חברי הקבוצה.
- הרשאות בשלוש רמות: כל מנהל רואה ועושה רק את מה שמותר לו.
- אפליקציה לנייד: עטיפת אנדרואיד קלה, כולל הורדת קבצים.
מה למדנו
- מכסות הן חלק מהתכנון: לגוגל יש מכסה יומית לקריאות רשת. סריקה תמימה של כל השיחות הפרטיות גמרה אותה עד הצהריים. מאז הסריקות עוברות רק על מרחבים, השאר נשלף מזיכרון מטמון, וחיזוי המכסה מוצג מראש בממשק.
- כשאין API, אומרים את זה: חלק מההגדרות של Chat פשוט לא נגישות דרך ה-API. במקום לעקוף, המערכת מנהלת להן רשימת משימות ידניות, כדי ששום דבר לא ייפול בין הכיסאות.
בשורה התחתונה
מה שלקח שעה של לחיצות נעשה בדקה, והמנהלים רואים תמונה אחת של כל המרחבים במקום לחפש בכל מרחב בנפרד.